@*****thk,
Bzgl E-mail :
wenn Du einen Account bei z.B. Gmail.com hast, bleiben die E-mails auf dem Gmail Server und man muss nur auf den einzelnen Rechner die Mailprogramme mit dem E-mail Account verbinden.
Verwendest Du Outlook und willst die E-mails lokal auf deinen Rechnern speichern, brauchst Du einen MS-Exchange E-Mail Server, was umständlich und teuer ist (Original Software und theoretisch separater Server/PC, der 24/7 läuft), daher eher nicht zu empfehlen.
Bzgl. Dateien :
Da könntest Du die Dateien in der Cloud/online speichern. Samsung, Microsoft und ettliche andere Anbieter gibt es da auf dem Markt. Wäre ein recht einfacher Weg. Ok, je nachdem wie gross die Dateien sind, kann der Download oder Upload schon etwas dauern.
Willst Du das nicht, gibt es bestimmt auch andere Programme, die lokal über das Heimnetzwerk diesen Abgleich (automatisch) vornehmen können.