Stempelkarte, Zeiterfassung, Gebrauch, Aufbewahrung

Ich wundere mich gerade, dass es noch so altmodisches Zeug wie Stempelkarten gibt

Ja das wundert mich auch.
Eine Stempelkarte ist ein Dokument und hat eine 10 Jährige Aufbewahrungspflicht. Sämtliche Einträge müssen/sollten von einer autorisierten Person gegengezeichnet werden um sie Rechtskräftig zu machen.

Ja und nein.

Grundsätzlich musst du zwischen arbeitsrechtlich und abgaberechtlich unterscheiden. Dabei fällt die arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflicht der Stundennachweise in der Regel kürzer aus. In Deutschland musst du die Arbeitsaufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Abgaberechtlich sieht die Aufbewahrungsfrist schon deutlich länger aus, weil du für deine Mitarbeiter die Verpflichtung hast, nachweisen zu können, dass du für die korrekten Arbeitsstunden deine Abgaben geleistet hast. In diesem Bereich sind die Aufbewahrungsfristen der Arbeitsaufzeichnungen sechs Jahre oder bis zu zehn Jahre, falls Überstunden geleistet wurden.

Im Zweifelsfall hast du als Arbeitgeber die jeweils längeren Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Denn was hilft es dir vor dem Finanzamt oder vor der Sozialversicherungskasse, wenn du zweifelsfrei nachweisen kannst, dich als Unternehmen an das geltende Arbeitsrecht gehalten zu haben, wenn aber eine Überprüfung beispielsweise auf das Mindestlohngesetz oder über Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig wird?

Leider ist das inzwischen ein wirklich relevantes Problem. Hier hat der europäische Gerichtshof und jetzt das Bundesarbeitsgericht einiges neu justiert. Bislang wurden häufig Stundennachweise zum Teil gar nicht und wenn oft nur in Tabellen geführt. Für den Nachweis in sozialversicherungsrechtlichen Außenprüfungen und das Finanzamt hat man dann diese Unterlagen 6-10 Jahre aufbewahrt, teilweise nur 2 Jahre. Aufgrund europarechtlicher Regelungen muss aber jetzt die Arbeitszeit tatsächlich dokumentiert werden und das auch nachgehalten. Die Regelungen zum Mindestlohngesetz gingen nicht so weit, sie enthielten aber bereits Nachweispflichten. Und hier wird es jetzt interessant. Prinzipiell kann man immer noch die Arbeitszeit auf einfachen Zetteln erfassen, es muss aber tatsächlich erfolgen und auch aufbewahrt werden. Hier kann der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts natürlich anordnen, wie er solche Aufzeichnungen führen möchte. Dabei ist prinzipiell eine Unterschrift des Arbeitgebers gar nicht erforderlich, dieser Nachweis wird ja aus anderen Gründen geführt. Wenn man jetzt Stempelkarten verwendet gelten grundsätzlich die Vorgaben des Arbeitgebers, wenn dann ein Vorgesetzter unterschreiben muss wäre es streng genommen auch notwendig, aber nur aus arbeitsvertraglichen Gründen. Dass es auf den Stempelkarten unter Umständen Unterschriftsfelder gibt, ist er historisch gewachsen. Zumindest darf inzwischen davon ausgegangen werden, dass eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten für jeden Arbeitnehmer strikt vorgenommen werden muss, dass auch taggenau und für spätere Überprüfungen aufbewahrt. Da der Arbeitgeber den Nachweis führen muss, muss auch er die Unterlagen aufbewahren, dann halt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bis zu 10 Jahre. Ich selber rate übrigens dazu solche Unterlagen immer 12 Jahre aufzubewahren, weil es manchmal nicht ganz einfach ist festzustellen, wann die Frist zu laufen beginnt. Diese Fristen entstammen ja dem Steuerrecht und hier kommt es manchmal erst auf die Erklärung an, die bis zu 2 Jahre nach Ende des Jahres noch erfolgen.